Bupati Deliserdang: Saatnya Membangun Sistem Kearsipan yang Lebih Baik!

TRIBUN-MEDAN.com, LUBUKPAKAM - Peraturan Daerah (Perda) Tentang Kearsipan dan Pembinaan, Pengawasan Kearsipan Internal merupakan salah satu wujud implementasi program Cepat, Transparan, dan Mudah. Implementasi dalam melayani masyarakat dengan lebih terukur dan mempunyai data yang baik. 

Mengacu pada sengketa empat pulau antara Pemerintah Provinsi Aceh dan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara (Pemprovsu), maka keberadaan arsip menjadi hal yang sangat penting.

"Itulah pentingnya produk arsip, sehingga tidak terjadi lagi hal serupa. Jadi, saat sosialisasi seperti ini, saya rasa inilah saatnya kita membangun sistem kearsipan yang lebih baik," ungkap Bupati Deliserdang, dr H Asri Ludin Tambunan membuka Sosialisasi Perda Kearsipan dan Pembinaan, Pengawasan Kearsipan Internal, di Aula Cendana, Lantai II, Kantor Bupati Deliserdang, Senin (7/7/2025). 

Kepada para camat, Bupati menginstruksikam, agar ke depan seluruh Surat Keterangan Tanah (SKT) yang ditandatangani di kecamatan harus dikirimkan ke Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deliserdang.

Sebab, SKT itu nantinya akan menjadi salah satu dasar benar atau tidaknya camat itu menandatangani surat tersebut. Bukan karena sesuatu yang lain, dan itu nantinya bisa dievaluasi.

"Inilah salah satu pentingnya kearsipan itu. Pentingnya data, sehingga pimpinan kabupaten itu tidak salah dalam mengambil kebijakan baru. Karena kebijakan yang kita ambil harus mengacu pada peraturan yang sudah diterbitkan pimpinan sebelumnya. Ini yang kita harapkan nantinya bisa diatensi seluruh perangkat daerah," tegas Bupati.

Bupati berharap, ke depan pengelolaan arsip bisa dikonversi ke dalam bentuk digital, sehingga tidak lagi ada dalam bentuk hard copy. Semua disiapkan dalam bentuk digital yang bisa diakses seluruh organisasi perangkat daerah, camat dan kepala desa.

Baca juga: Perlu Kerja Keras dan Peran Serta Semua Pihak Dalam Membangun Deliserdang

"Ini menjadi satu cita-cita besar, dan saya berharap ini mampu dihadirkan. Semoga dengan peraturan bupati yang sudah ada menjadi salah satu pemicu membaiknya arsip atau pendataan ke depannya," harap Bupati.

Sebelumnya, Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Deliserdang, Mukti Ali Harahap SAg MSi mengatakan sosialisasi tersebut bertujuan agar para pencipta arsip, pimpinan organisasi perangkat daerah (OPD), camat, lurah/kepala desa, kepala sekolah bisa lebih maksimal dalam mengelola arsip.

Para pencipta arsip bisa melengkapi sarana kebutuhan arsip di antaranya ruangan record centre beserta rak arsipnya, central file, map gantung dan kebutuhan lainnya.

Rutin setiap tahun melakukan penyusunan arsip melalui kegiatan pemusnahan, menjaga keamanan informasi arsip dengan cara menyerahkan arsip statusnya ke Dinas Perpustakaan dan Arsip Deliserdang.

Jelas Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip, sosialisasi itu sendiri dilaksanakan berdasarkan Perda No.3 Tahun 2021 tentang Kearsipan, Peraturan Bupati (Perbup) No.38 Tahun 2023 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas, Perbup No.5 Tahun 2023 tentang Kode Klasifikasi Arsip, dan Perbup No.13 tahun 2023 tentang Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) dan lainnya. 

"Kami juga ingin menyampaikan informasi terkait pengelolaan arsip Kabupaten Deliserdang, di tingkat provinsi, Pemkab Deliserdang terbaik pertama, dengan memproleh penghargaan terbaik 1 berturut-turut, mulai tahun 2021-2024," rinci Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip.

Di kesempatan itu, Bupati didampingi Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Deliserdang menerima bantuan satu unit sepeda motor baca dari Perpustakaan Nasional. (*)