Materi Belajar Bahasa Indonesia Kelas 7: Fungsi dan Ciri Surat Dinas

TRIBUN-MEDAN.com - Jika kamu tergabung dengan suatu organisasi atau lembaga, pasti sudah tidak asing lagi dengan istilah surat dinas.

Ini adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau organisasi yang ditujukan untuk perorangan, instansi, atau organisasi lainnya. Dimana, surat ini ditulis salah satunya untuk kepentingan kedinasan.

Ada banyak contoh dari surat dinas, seperti surat dinas biasa, nota dinas, surat tugas, surat pengantar, memorandum, surat perintah, maupun surat undangan.

Dikarenakan surat ini termasuk dalam surat formal maka pembuatannya harus memperhatikan kaidah atau format khusus yang sudah ditentukan.

Selain itu, penggunaan bahasa dalam penulisan surat dinas harus menggunakan bahasa yang cenderung baku dan resmi.

Secara umum, surat ini memiliki beberapa fungsi yang cukup penting, antara lain :

• Sebagai media komunikasi antarinstitusi atau antarorganisasi

Surat ini sering digunakan sebagai alat korespondensi antarinstitusi atau organisasi. Dengan demikian, surat juga menjadi media komunikasi bagi suatu institusi atau organisasi.

• Sebagai Dokumen Tertulis

Surat seperti surat perjanjian, surat undangan, dan surat tugas berfungsi sebagai dokumen tertulis mengenai suatu informasi dan dijadikan arsip oleh instansi atau organisasi yang menerimanya.

• Sebagai Alat Pengingat

Surat seperti memorandum sering dijadikan pengingat akan suatu agenda baik bagi orang dalam instansi atau bagi instansi lain.

• Sebagai Pedoman Kerja

Surat seperti surat tugas, surat edaran, surat keputusan, dan surat perintah dijadikan sebagai pedoman bagi seseorang untuk mulai melakukan satu pekerjaan.

• Sebagai Wakil Instansi atau Organisasi

Surat seperti surat undangan, surat panggilan kerja, dan surat rekomendasi dijadikan perwakilan bagi suatu instansi atau organisasi di mata organisasi lainnya.

• Sebagai Cermin Profesionalisme Suatu Institusi atau Organisasi

Surat seperti surat pernyataan yang dikeluarkan suatu instansi atau organisasi untuk memberikan pernyataan atau klarifikasi akan suatu hal secara tidak langsung membuktikan profesionalisme instansi atau organisasi tersebut dalam menanggapi suatu permasalahan.

Disamping itu, surat dinas bisa dikenali dari ciri dan karakteristiknya yang bisa dikatakan berbeda antara satu dengan yang lainnya. Adapun ciri yang dimaksud adalah:

• Menggunakan ragam bahasa resmi
• Bahasanya jelas, singkat, dan padat
• Menggunakan kop surat
• Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
• Disertai cap atau stempel instansi atau organisasi

(mag/tribun-medan.com)