Amankan Data Permoho Paspor, Kantor Imigrasi Polonia Medan Musnahkan Ribuan Arsip Fisik Substantif

TRIBUN-MEDAN.com, MEDAN - Kantor Imigrasi Kelas I TPI Polonia Medan memusnahkan 82 ribu arsip fisik substantif keimigrasian pada tahun anggaran 2024 yang dilaksanakan secara simbolis di halaman Kantor Imigrasi Polonia, Kamis (17/1/2024).

Kelapa Kantor Imigrasi Kelas I TPI Polonia Medan, Sigit Setyawan mengatakan bahwa pemusnahan arsip ini merupakan bagian dari komitmen Kantor Imigrasi Polonia dalam mewujudkan tata kelola kearsipan yang efektif dan efesien.

Pemusnahan arsip dilakukan sesuai dengan Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 54 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 35 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip dan Prosedur Penyusutan Arsip di Lingkungan Kementerian Hukum dan HAM RI.

"Hari ini kita menyelenggarakan pemusnahan arsip fisik substantif keimigrasian sesuai dengan kaidah kearsipan, prosedur dan peraturan yang berlaku. Pemusnahan ini merupakan salah satu upaya kita untuk pengelolaan arsip yang baik.

Karena sebagaimana kita ketahui bersama, bahwa arsip sebagai rekaman informasi kegiatan yang dilaksanakan oleh setiap instansi, volumenya akan selalu bertambah seiring dengan banyaknya kegiatan yang dilaksanakan," ujarnya kepada Tribun Medan, Kamis (18/1/2023)

Menurutnya, tingkat pertumbuhan arsip di Kantor Imigrasi Kelas I TPI Polonia, tentu akan membawa konsekuensi logis terkait dengan penyediaan ruang simpan, sarana kearsipan, tenaga pengelola, waktu dan biaya, serta layanan arsip itu sendiri.

"Semakin banyak arsip yang harus dikelola, maka akan semakin besar biaya, waktu, tenaga, tempat, dan sarana yang diperlukan. Tentunya diperlukan pula pengelolaan dan pengawasan kearsipan internal dengan tujuan agar penyelenggaraan kearsipan di Kantor Imigrasi Kelas I TPI Polonia menjadi semakin baik," ucapnya

Dikatakan Sigit, arsip yang dimusnahkan pada hari ini terdiri dari arsip permohonan paspor yang ditertibkan dari tahun 2019 sampai dengan tahun 2020 dengan jumlah 82.149 map.

Arsip yang dimusnahkan tersebut juga telah diverifikasi oleh tim Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Hukum dan HAM.

"Kita sudah diverifikasi oleh tim Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Hukum dan HAM, kita diijinkan untuk pemusnahan arsip sebanyak 82.149," paparnya.

Sementara itu, Perwakilan Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Hukum dan HAM RI Andri Budi Satriaj, mengatakan bahwa pemusnahan arsip ini sangat penting dilakukan dalam rangka mengurangi penumpukan arsip dan mengamankan arsip.

Sebagimana ditetapkan dalam SOP kearsipan, apabila pemusnahan arsip tidak dilakukan sesuai aturan, maka akan mendapatkan sangsi pidana sesuai ketentuan yang tertuang dalam Undang-undang 43 pasal 86.

"Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 ayat 2 akan dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 tahun dan denda paling banyak Rp 500.000.000," katanya.

Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Hukum dan HAM RI sebagai pembina kearsipan juga memberikan apresiasi kepada Kantor Imigrasi Kelas I TPI Polonia Medan yang telah melakukan pemusnahan arsip dalam rangka percepatan kinerja pengelolan arsip yang efektif dan efesien

"Selanjutnya kami sebagai pembina kearsipan memberikan apresiasi kepada Imigrasi Polonia karena telah melaksanakan pemusnahan arsip dalam rangka percepatan kinerja pengelolan arsip yang baik," pungkasnya.

Diketahui, pemusnahan arsip fisik substantif tersebut dilakukan oleh Kelapa Kantor Imigrasi Kelas I TPI Polonia Sigit Setyawan, Perwakilan Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Hukum dan HAM RI Andri Budi Satriaj, serta Kepala Bidang Intelijen dan Penindakan Keimigrasian Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Utara Gelora Adil Ginting.

(cr10/Tribun-Medan.com)